ERP modular amb lector d'albarans per IA per a una empresa industrial del sector de la construcció

El repte

Una empresa industrial del sector de la construcció amb diverses seus gestionava el dia a dia amb fulls d’Excel, correus i carpetes compartides. Cada seu portava les obres, les compres i les reparacions de maquinària a la seva manera, i la direcció no tenia una visió comuna. Les mateixes dades s’introduïen diverses vegades i ningú no sabia del cert quina era la versió bona.

El coll d’ampolla més visible eren els albarans. Arribaven en paper, s’escanejaven en un únic PDF i algú els havia de separar un per un, llegir-los i canviar-los el nom per poder-los arxivar. Molts escanejats no tenien text reconeixible o estaven de cap per avall. A això s’hi afegia la informació de la plantilla, repartida en arxius sense control d’accés ni política de conservació conforme al RGPD.

La solució

Vam dissenyar un ERP a mida modular en què cada seu activa els mòduls que necessita: Obres, Reparacions de maquinària, Compres, Procediments, Personal troncal i Talent. Tots comparteixen una mateixa base de dades, de manera que una obra, un proveïdor o un treballador existeixen una sola vegada i es consulten des de qualsevol seu segons els permisos de cada usuari. El mòdul de Procediments avisa quan un requeriment nou s’assembla a un altre de ja registrat, per no duplicar feina.

Per als albarans vam construir un lector amb intel·ligència artificial basat en Claude, que funciona en dos passos. Primer, una petita aplicació amb accés propi, sense la resta de l’ERP, on l’oficina puja el PDF que surt de l’escàner amb els albarans ja signats. Després, el sistema processa el lot: Claude llegeix el número i la data de cada pàgina encara que l’escanejat no tingui text o estigui de cap per avall, i el que no és segur o apareix repetit queda marcat per revisar-ho en pantalla al costat de la imatge de la pàgina. Al final es descarrega un ZIP amb un PDF per albarà, anomenat per data i número. La persona que abans feia aquesta feina ara només revisa els dubtes.

Amb el sistema en marxa, l’ERP continua creixent amb el que demana el dia a dia. La maquinària s’agrupa per tipus de part (taller i soldadura), i els parts de torn, al web i a l’app del treballador, només ofereixen les màquines del seu grup, amb botons per apuntar mitja jornada o jornada completa d’un toc. Les obres es veuen en un mapa sobre OpenStreetMap, i cada usuari tria quines columnes del llistat d’obres vol veure i en quin ordre; la seva elecció es desa al servidor i l’acompanya en qualsevol equip. A Compres, l’oferta en PDF s’adjunta en crear la sol·licitud, el sistema suggereix productes ja demanats abans i cada rol té definit si veu totes les sol·licituds o només les seves.

La seguretat es va tractar des del principi: doble factor d’autenticació (MFA), registre d’auditoria de cada canvi, xifratge dels camps sensibles i regles de retenció per complir el RGPD. En incorporar la IA al tractament d’albarans, també vam actualitzar el registre d’activitats de tractament i la llista d’encarregats. El backend està escrit en Go amb Fiber, la interfície en Next.js 14 i les dades en PostgreSQL 16, tot desplegat amb Docker. El sistema és en producció i el mantenim i l’ampliem dins del nostre servei de manteniment i evolució.